Koniec limitu 10 000 zł, faktur z kas fiskalnych i obowiązkowy numer KSeF w przelewach – checklista zmian na 1 stycznia 2027 r.

Choć obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF 2.0) w strukturze FA(3) ruszył w lutym i kwietniu 2026 roku, ustawodawca wprowadził szereg przepisów przejściowych obowiązujących tylko do końca 2026 roku. Dzięki nim setki tysięcy mikroprzedsiębiorców, rzemieślników, właścicieli sklepów i wykonawców budowlanych mogło tymczasowo wystawiać tradycyjne faktury poza systemem.

Z dniem 31 grudnia 2026 r. wszystkie te ulgi wygasają jednocześnie, a od 1 stycznia 2027 r. wchodzi pełny rygor KSeF oraz sankcje finansowe nakładane w drodze decyzji naczelnika urzędu skarbowego.

Cztery twarde zmiany wchodzące w życie na przełomie 31.12.2026 i 01.01.2027 r.

Zmiana #1: Koniec zwolnienia do 10 000 zł miesięcznie (Art. 145m ustawy o VAT)

Do 31 grudnia 2026 r. podatnicy, u których łączna wartość sprzedaży (wraz z podatkiem VAT) udokumentowana fakturami nie przekroczyła w danym miesiącu 10 000 zł brutto, mogli wystawiać zwykłe faktury papierowe lub PDF poza KSeF.

• Co zmienia się od 1 stycznia 2027 r.: Limit 10 000 zł całkowicie przestaje istnieć. Nawet jeśli wystawiasz tylko jedną fakturę B2B miesięcznie na kwotę 200 zł, od nowego roku musi ona zostać wygenerowana jako plik XML w strukturze FA(3) i przesłana do KSeF.

Zmiana #2: Koniec faktur z kas fiskalnych oraz „paragonów z NIP do 450 zł” (Faktur uproszczonych)

Do końca 2026 roku sprzedawcy detaliczni, stacje paliw, składy budowlane i gastronomia mogły wystawiać przy kasie rejestrującej faktury papierowe oraz paragony z numerem NIP nabywcy do kwoty 450 zł brutto (100 euro), które były traktowane jak faktury uproszczone poza KSeF.

• Co zmienia się od 1 stycznia 2027 r.: Paragon z NIP do 450 zł przestaje być fakturą uprawniającą do odliczenia VAT, a z kas fiskalnych nie można już wystawiać faktur dla firm (B2B). Każda sprzedaż na rzecz innego przedsiębiorcy wymaga wystawienia pełnej faktury ustrukturyzowanej FA(3) w KSeF (lub wydania jej w trybie offline24 z dwoma kodami QR, gdy klient czeka przy ladzie albo na budowie!).

Zmiana #3: Obowiązkowy numer KSeF (lub identyfikator zbiorczy) w tytule przelewu bankowego i Split Payment (Art. 108g VAT)

Od 1 stycznia 2027 r. wchodzi w życie bezwzględny obowiązek podawania 35-znakowego numeru identyfikującego fakturę w KSeF (lub identyfikatora zbiorczego wygenerowanego w KSeF przy opłacaniu wielu faktur jednym przelewem) w komunikatach płatności:

• przy płatnościach realizowanych w mechanizmie podzielonej płatności (Split Payment / MPP),
• przy przelewach za faktury ustrukturyzowane pomiędzy czynnymi podatnikami VAT na rachunki z tzw. Białej Listy.

Zmiana #4: Wygaszenie tokenów KSeF i start kar pieniężnych (do 100% kwoty podatku VAT)

Z dniem 31 grudnia 2026 r. przestają działać dotychczasowe tokeny autoryzacyjne KSeF – jedyną metodą integracji i pracy w trybie offline24 stają się Certyfikaty KSeF (typu 1 i typu 2) z modułu MCU. Równocześnie od 1 stycznia 2027 r. urzędy skarbowe zyskują prawo nakładania kar pieniężnych za wystawienie faktury poza KSeF lub niedosłanie faktury z trybu offline24 w ustawowym terminie (do 100% kwoty VAT wykazanego na fakturze).

Porównanie obowiązków: Stan do 31 grudnia 2026 r. vs. Od 1 Stycznia 2027 r.

Jak przygotować swoją firmę lub biuro rachunkowe w 15 minut?

1. Pobierz Certyfikat KSeF typu 2 (offline) z modułu MCU przed sylwestrowym przeciążeniem serwerów rządowych i zapisz go bezpiecznie w Lokalnym Sejfie KSeF Studio.
2. Przetestuj wystawianie i wizualizację faktury Offline24 z dwoma kodami QR – dzięki temu po 1 stycznia 2027 r., gdy klient poprosi o fakturę na miejscu wykonania usługi lub przy kasie, wydasz mu w 10 sekund legalny dokument PDF „Urząd-Safe 1:1” z telefonu lub laptopa.
3. Dla biur rachunkowych: Wykorzystaj moduł Masowej Konwersji Paczek ZIP (do 1000 plików XML naraz) w KSeF Studio, aby automatycznie zweryfikować faktury swoich klientów i wyeksportować gotową tabelę Excel/CSV z poprawnymi tytułami przelewów zawierającymi numery KSeF.